Uma comunicação que vence distâncias e une pessoas

Nem sempre quem fala ou escreve muito consegue manter uma boa comunicação como desejava. Isso ocorre em qualquer esfera da sociedade, inclusive no dia a dia de trabalho. Por essa razão, é fundamental saber como transmitir uma mensagem e para que isso ocorra é indispensável conhecer o público que se deseja conquistar, afinal se o processo for mal conduzido o resultado poderá ser o inverso do desejado. Mas, como estabelecer uma política de comunicação clara entre empresa e funcionários quando os talentos atuam em 16 estados e totalizam um quadro de aproximadamente 3.500 pessoas?

Quem sabe responde muito bem essa pergunta é a Advocacia Bellinati Perez que possui uma filosofia de comunicação interna que estreita o relacionamento com o capital intelectual.

De acordo com Fernanda Massote, gerente de RH da empresa, a Bellinati Perez sempre foi uma empresa aberta a ouvir os colaboradores e, constantemente, cria ferramentas para possibilitar esta comunicação. Nos últimos anos, por exemplo, a empresa tem inovado em ferramentas modernas e rápidas para potencializar a comunicação entre os profissionais, pois a diretoria acredita que eles sempre têm muito o quê dizer à organização.

O foco dos das ações, explica a gerente de RH, é sempre manter a comunicação clara entre os colaboradores com o corpo diretivo da empresa, embora também existam ferramentas que proporcionem interação entre próprios funcionários. "Procuramos criar canais que proporcionem abertura a todos os níveis, desde dúvidas, críticas, sugestões e até mesmo denúncias. Criamos canais onde a pessoa pode se identificar ou não. Caso ela queira se identificar e peça tratamento anônimo, garantimos o sigilo e pesquisamos sobre a informação comunicada. Damos retorno a todas às solicitações enviadas, como forma de respeito e atenção ao colaborador", assegura Fernanda Massote.

Vale destacar que a comunicação interna da Advocacia Bellinati Perez é coordenada pela área de Recursos Humanos, enquanto a comunicação entre os clientes e os parceiros com a empresa é realizada também pela equipe de Qualidade e Monitoria. Estes últimos, por sua vez, são responsáveis garantindo a comunicação externa eficiente.

Vertentes da comunicação - A gestão de comunicação na Bellinati Perez está estruturada em duas vertentes: uma que transmite as informações necessárias e importantes, e outra escuta os colaboradores, proporcionando abertura aos talentos da organização. "Na primeira vertente, temos na intranet o Blog BP, onde postamos as principais notícias, comunicados, campanhas, comemorações das equipes, benefícios, entre outros assuntos. Todos os colaboradores têm acesso a esta ferramenta e o blog é considerado o principal meio de divulgação da empresa.

Utilizamos muito a comunicação visual para transmitir as informações mais importantes, como cartazes e banners chamativos", explica Fernanda Massote, ao acrescentar que a empresa conta, ainda, com o e-mail corporativo para enviar informações a grupos específicos - a todos os colaboradores ou somente a gestores. Já as reuniões presenciais, muito valorizadas pela empresa, são ótimas oportunidades para alinhar informações importantes a serem comunicadas.

Já na segunda vertente, a da escuta, os três principais canais de comunicação da Bellinati Perez são:

Fale com o RH - Canal onde o colaborador envia dúvidas, sugestões, críticas ou denúncias ao setor de Recursos Humanos ou ao Departamento Pessoal da empresa. Nesse caso, o feedback ao solicitante é dado pelo próprio RH.

Fale com a Diretoria - Espaço direto para comunicação com a diretoria da empresa, para assuntos mais relevantes, onde a área de apoio (assistência da diretoria) dá o retorno aos colaboradores.

Fale com o Presidente - Última instancia em sugestões e reclamações, diretamente ao presidente da empresa, porém o canal é aberto a todos, caso queiram usá-lo antes de passar pelos meios anteriores.

Outro recurso importante para a comunicação interna da empresa é a "Caixa de Sugestões" - uma ferramenta que consiste em "caixinhas físicas" que são distribuídas em todas as filiais da empresa, onde os colaboradores colocam suas sugestões ou reclamações, de forma anônima ou não. Os responsáveis pelas filiais encaminham ao RH para análise, compilação e retorno das informações. A devolutiva é feita de forma periódica, onde as repostas são postadas ao lado das caixas de sugestões.

"Periodicamente, realizamos nas maiores filiais, o evento Café da Manhã com a Diretoria", onde o RH organiza uma eleição dos representantes de cada área para participar deste evento. Esse evento objetiva levar diretamente à diretoria, sugestões, problemas, reclamações e ideias, e obter o retorno na mesma ocasião, possibilitando conversas e discussões a respeito dos temas, além de promover a integração entre eles. Este evento é totalmente organizado pelo RH e finalizamos cada café com a entrega de premiações, a fim de valorizar os representantes que participaram e contribuíram", assinala Massote.

Além dos canais já citados, a empresa conta ainda com o projeto periódico, normalmente, realizado uma vez ao ano, intitulado "Concurso de Ideias". Através desse recurso, os colaboradores enviam ideias de melhoria da produtividade do setor onde trabalha ou para a empresa em geral, e os donos das sugestões vencedoras recebem uma premiação em vale-compras.

Os benefícios - Quando indagada sobre os benefícios que a comunicação interna traz para a empresa, a gerente de RH, destaca que, principalmente no tocante à escuta, a mesma proporciona sentimento de abertura e participação por parte dos colaboradores, além de incentivar a iniciativa em propor algo novo ou de poder dizer o que não está bem dentro do ambiente corporativo. "O constante retorno também traz satisfação, os colaboradores se sentem valorizados e ouvidos", menciona.

Por fim, Fernanda Massote diz que a comunicação interna tornou-se imprescindível, pois através dela a empresa garante a transparência no alinhamento de informações e dos objetivos a serem atingidos. "Uma empresa aberta a ouvir seus colaboradores, por diversos meios, só tem a ganhar. Nada melhor do que ouvir uma sugestão ou uma ideia de quem está inserido no processo, pois muitas vezes o RH ou a diretoria não entende tão bem quanto os colaboradores o que acontece ali, naquele pedacinho da empresa, naquela área em que ele trabalha, e as informações fornecidas por eles são de extremo valor. Damos abertura e valorizamos cada iniciativa", sintetiza.

Fonte: RH.com.br